1. Oggetto del servizio e perimetro di utilizzo
Check&Go fornisce una piattaforma software erogata in modalita cloud e destinata alla gestione di processi hospitality, inclusi, a titolo esemplificativo, PMS operativo, booking diretto, self check-in, guest portal, operations desk, pagamenti, distribution layer, reporting, moduli CRM e controllo centralizzato di piani e tenant.
Il servizio e reso disponibile via web e attraverso workflow configurabili per struttura, piano commerciale e moduli attivi. L accesso e consentito esclusivamente per finalita professionali e organizzative coerenti con l attivita del cliente e con l uso lecito della piattaforma.
L ambito esatto del servizio dipende dal pacchetto sottoscritto, dagli add-on attivati, dai limiti di camere, utenti, hotel, volumi, storage o altri parametri operativi stabiliti nei documenti commerciali applicabili.
2. Piani SaaS, moduli attivi e provisioning
La piattaforma e distribuita in modalita SaaS con piani strutturati, durate contrattuali e moduli attivabili o disattivabili. Alcune funzionalita possono essere incluse nel pacchetto base, altre abilitate come add-on opzionali, estensioni commerciali o servizi su preventivo.
Il provisioning di tenant, ruoli, limiti, feature flag, ambienti e parametri operativi avviene secondo la configurazione definita in fase di attivazione o modificata successivamente dal personale autorizzato del cliente o dal superadmin platform, nei limiti consentiti dal contratto.
Il fornitore puo aggiornare naming commerciale, packaging o modalita di esposizione del catalogo senza ridurre unilateralmente il perimetro gia acquistato, salvo quanto necessario per motivi tecnici, di sicurezza, normativi o di cessazione di dipendenze terze.
3. Account, ruoli, accessi e sicurezza credenziali
Il cliente e responsabile della creazione, assegnazione e revoca degli account utente autorizzati all accesso alla piattaforma, nonche della corretta attribuzione di ruoli, scope hotel, permessi operativi e profili amministrativi.
Le credenziali sono personali e non devono essere condivise. Il cliente e tenuto ad adottare password adeguate, politiche interne di sicurezza e, ove disponibile o imposto dalla piattaforma, autenticazione a due fattori per utenti amministrativi o ad alto privilegio.
Ogni attivita eseguita tramite account validi si presume riferibile all organizzazione cliente, salvo prova contraria di uso fraudolento denunciato tempestivamente. Il cliente deve comunicare senza ritardo qualsiasi sospetto accesso non autorizzato, abuso o compromissione credenziali.
- Il fornitore puo sospendere o limitare account compromessi, inattivi o utilizzati in violazione dei presenti termini.
- L uso di account condivisi, impersonificazione illecita o tentativi di aggirare permessi e limitazioni costituisce violazione contrattuale.
4. Dati operativi, prenotazioni, ospiti e workflow self check-in
Il cliente utilizza la piattaforma per trattare dati relativi a prenotazioni, camere, ospiti, documenti, pagamenti, preferenze, profili di soggiorno, ticket operativi e contenuti correlati. Il cliente garantisce di avere titolo giuridico e organizzativo a inserire, trattare e conservare tali dati nei limiti consentiti dalla legge applicabile.
I moduli di booking engine, preventivo, payment link, self check-in, guest portal, document upload, OCR assistito, firma, guest communication e feedback post-stay operano sulla base delle configurazioni attivate dal cliente. Il cliente e responsabile della correttezza dei dati forniti agli ospiti e della verifica finale dei dati necessari a check-in, fatturazione e adempimenti di legge.
La presenza di controlli automatici, validazioni formali, alert o logiche di review non solleva il cliente dall obbligo di presidiare i propri processi di front desk, accoglienza, autorizzazione soggiorno, rilascio accessi, verifica documentale e corretto trattamento delle informazioni relative agli ospiti.
5. Pagamenti, gateway, incassi e documenti commerciali
La piattaforma puo integrare gateway di pagamento, desk collection, payment links, refund workflow, reconciliation board e funzionalita di supporto alla documentazione commerciale. Salvo diverso accordo scritto, il cliente opera quale merchant of record verso i propri ospiti e partner di pagamento.
L attivazione e l uso di Stripe, PayPal, SumUp, Nexi o altri provider dipendono dall esistenza di account validi, credenziali corrette, verifiche KYC eventualmente richieste dal provider e conformita del cliente ai termini del relativo servizio di pagamento.
Commissioni di transazione, chargeback, contestazioni, trattenute, tempi di settlement, limitazioni geografiche, rimborsi e disponibilita di specifiche funzionalita dipendono in parte dal provider terzo e non sono interamente sotto il controllo del fornitore della piattaforma.
Le funzioni di emissione documentale, ricevuta, fattura, archivio PDF o invio via email costituiscono strumenti operativi di supporto. Il cliente resta responsabile della corretta qualificazione fiscale del documento emesso, della numerazione applicabile, della correttezza dei dati fiscali e di ogni adempimento verso autorita fiscali o intermediari.
6. Integrazioni con OTA, provider terzi e servizi esterni
La piattaforma puo collegarsi a OTA, provider di messaggistica, servizi di invio email, sistemi di pagamento, provider OCR o KYC, serrature digitali, terminali, sistemi esterni o API di terze parti. Tali integrazioni sono soggette alla disponibilita tecnica e contrattuale dei rispettivi provider.
Il cliente e responsabile della fornitura e manutenzione di credenziali, account esterni, configurazioni obbligatorie, mapping locali e prerequisiti operativi necessari per il corretto funzionamento delle integrazioni. Il fornitore non risponde di errori derivanti da configurazioni incomplete, disallineamenti dati, revoche di accesso o modifiche API introdotte dal provider terzo.
Le integrazioni possono essere sospese, degradate o soggette a manutenzione qualora il provider terzo modifichi endpoint, policy, modelli di autenticazione, requisiti di certificazione o condizioni di accesso. Il fornitore adottera sforzi ragionevoli per mantenere la compatibilita, senza garantire continuita assoluta su dipendenze esterne non controllate direttamente.
7. Disponibilita del servizio, supporto e manutenzione
Il fornitore eroga il servizio con misure ragionevoli di continuita, monitoraggio e manutenzione, fermo restando che la disponibilita effettiva puo dipendere da connettivita internet, fornitori cloud, servizi terzi, browser supportati, policy di sicurezza, finestre di manutenzione o interventi urgenti.
Gli eventuali livelli di supporto, canali dedicati, tempi di risposta, orari di presidio, SLA o prioritizzazioni dipendono dal piano acquistato o da specifici accordi commerciali. In assenza di SLA dedicato, il supporto viene reso secondo best effort e priorita operative definite dal fornitore.
Il fornitore puo eseguire aggiornamenti correttivi, migliorativi o di sicurezza anche senza preavviso quando necessario a proteggere la piattaforma, la continuita del servizio, i dati o la compliance tecnica. Quando possibile, gli interventi pianificati saranno comunicati con ragionevole anticipo.
8. Sicurezza, backup, monitoring e continuita operativa
La piattaforma include controlli di sicurezza e governance quali autenticazione, audit log, signed URL, rate limiting, backup, restore, monitoring, alerting, segregazione tenant e altri presidi coerenti con il modello SaaS del servizio. Tali controlli hanno funzione di mitigazione del rischio e non eliminano integralmente ogni rischio operativo o cyber.
Il cliente resta responsabile della sicurezza dei propri endpoint, dispositivi, reti, browser, account email, terminali di pagamento e postazioni operative utilizzate per accedere alla piattaforma. Il cliente deve inoltre adottare procedure interne di controllo accessi, uscita del personale, verifica autorizzazioni e gestione incidenti.
Le funzioni di backup e restore costituiscono strumenti di continuita e recovery. Salvo diverso accordo scritto, il fornitore non garantisce obiettivi RPO o RTO specifici ne assicura l assenza di perdita totale o parziale di dati in presenza di eventi eccezionali, comportamenti illeciti del cliente o guasti esterni non controllabili.
9. Compliance, autorita, privacy e adempimenti regolatori
La piattaforma puo offrire strumenti di supporto per tassa di soggiorno, documenti, export strutturati, workflow authority, gestione dati ospite, retention e altri adempimenti tipici del settore hospitality. Tali strumenti assistono il cliente, ma non sostituiscono valutazioni legali, fiscali, privacy o regolatorie proprie del cliente.
Il cliente resta l unico responsabile della correttezza dei dati trasmessi alle autorita, della verifica delle scadenze, della base giuridica del trattamento dei dati personali, dell eventuale informativa agli interessati, nonche della liceita di comunicazioni verso ospiti, prospect, partner e terzi.
Per gli aspetti di protezione dati personali, le parti fanno riferimento anche all eventuale data processing agreement applicabile. In assenza di specifica regolazione prevale quanto previsto dai presenti termini, dall informativa privacy del servizio e dalla normativa cogente applicabile.
10. Corrispettivi, rinnovi, sospensioni e variazioni di piano
I corrispettivi sono dovuti secondo il piano, la durata contrattuale e gli eventuali add-on o servizi accessori attivati dal cliente. Salvo diversa previsione contrattuale, i canoni sono fatturati in via anticipata secondo l intervallo concordato e devono intendersi al netto di imposte, ritenute o oneri applicabili.
Upgrade, downgrade, rinnovi, periodi di prova, sospensioni per mancato pagamento e riattivazioni sono regolati dalla configurazione commerciale applicabile e dalle policy di billing pubblicate o concordate in fase di onboarding. Il fornitore puo sospendere il servizio o singoli moduli in caso di insoluto, uso illecito, superamento fraudolento dei limiti o rischio per la sicurezza della piattaforma.
Il cambio di piano o add-on puo comportare variazioni di prezzo, limiti, perimetro funzionale, livelli di supporto o disponibilita di specifici workflow. Il cliente e responsabile di valutare l impatto operativo delle modifiche prima di richiederne l attivazione.
11. Proprieta intellettuale, licenza d uso e limitazioni
La piattaforma, il codice, le interfacce, i modelli, i workflow, i marchi, i loghi, la documentazione, gli adattamenti grafici standard e ogni relativo diritto di proprieta intellettuale restano di titolarita del fornitore o dei rispettivi licenzianti. Il cliente acquisisce esclusivamente un diritto d uso limitato, non esclusivo e non trasferibile, per la durata del contratto e nei limiti del piano sottoscritto.
Salvo quanto consentito da norme imperative o da esplicito accordo scritto, e vietato copiare, rivendere, sublicenziare, decompilare, reverse engineer, estrarre sistematicamente dati della piattaforma, eludere misure tecniche di sicurezza, replicare workflow proprietari o usare il servizio per sviluppare prodotti concorrenti basati su accesso non autorizzato al software.
12. Durata, cessazione del rapporto ed export dei dati
Il rapporto dura per il periodo previsto nell ordine o nel piano sottoscritto e si rinnova o termina secondo quanto stabilito dai documenti commerciali applicabili. In caso di cessazione, il diritto di accesso alla piattaforma puo essere disabilitato o limitato secondo le policy di offboarding e i tempi tecnici ragionevolmente necessari.
Eventuali funzionalita di export dati, backup, documenti o configurazioni restano disponibili nei limiti del perimetro tecnico supportato e del periodo di retention applicabile. Decorso tale periodo, il fornitore potra procedere a cancellazione, anonimizzazione o archiviazione non accessibile dei dati secondo legge, contratto e policy interne.
La cessazione non libera il cliente dagli obblighi di pagamento maturati, dalle responsabilita pregresse, dagli obblighi di legge relativi alla conservazione dei dati e da ogni altra obbligazione destinata per sua natura a sopravvivere alla fine del rapporto.
13. Garanzie, limitazioni di responsabilita e manleva
Salvo quanto espressamente previsto in accordi specifici o imposto da norme inderogabili, la piattaforma e fornita con le caratteristiche descritte nella documentazione commerciale e tecnica disponibile al momento dell attivazione. Il fornitore non garantisce che il servizio sia privo di errori minori, interruzioni temporanee o incompatibilita derivanti da servizi, dispositivi o provider terzi.
Nei limiti consentiti dalla legge, il fornitore non risponde di danni indiretti, perdita di profitto, perdita di opportunita, perdita di avviamento, perdita di dati non imputabile a dolo o colpa grave, sanzioni derivanti da inadempimenti del cliente, usi impropri del servizio, configurazioni errate, credenziali compromesse o violazioni normative imputabili al cliente.
Il cliente si impegna a tenere indenne il fornitore da pretese di terzi, sanzioni, contestazioni o costi derivanti da contenuti illeciti, dati inesatti, violazione di obblighi verso ospiti o autorita, uso non conforme di gateway o OTA, invio di comunicazioni non autorizzate o qualunque utilizzo della piattaforma contrario alla legge o ai presenti termini.
14. Ordine di prevalenza, modifiche e legge applicabile
In caso di conflitto tra documenti, salvo diversa pattuizione scritta, prevalgono nell ordine: ordine o offerta commerciale sottoscritta, eventuale master agreement, eventuale SLA e DPA per gli aspetti di rispettiva competenza, e infine i presenti termini generali.
Il fornitore puo aggiornare i presenti termini per riflettere evoluzioni normative, tecniche, di sicurezza, di packaging commerciale o di struttura del servizio. Le modifiche avranno effetto dalla data indicata nella pagina o dalla diversa data comunicata al cliente, fermo restando il diritto del cliente di valutare l impatto della modifica secondo i rimedi contrattualmente previsti.
Per quanto non diversamente stabilito nei documenti contrattuali specifici, la legge applicabile e il foro competente sono quelli indicati nell accordo commerciale sottoscritto con il cliente o, in mancanza, quelli determinabili secondo la normativa applicabile al soggetto fornitore del servizio.